Każda firma przetwarza niezliczone ilości dokumentów, które prędzej czy później muszą zostać zniszczone w sposób zgodny z prawem. Jeśli nie posiadasz odpowiedniego zaplecza biurowo-sprzętowego, aby przeprowadzić taki proces samemu, lub cenisz czas i wygodę, być może firma profesjonalnie niszcząca dokumentację jest rozwiązaniem właśnie dla Ciebie? Sprawdź, co oferują przedstawiciele tej branży i czy któraś z usług jest w stanie rozwiązać Twoje problemy z niepotrzebnymi i zalegającymi dokumentami!
Niszczenie dokumentacji papierowej
Podstawową usługą, jaką mogą zaproponować firmy z branży profesjonalnego niszczenia dokumentów, jest niszczenie dokumentacji papierowej. Za pomocą jednego telefonu lub maila przedstawiciele firmy odbiorą zalegającą lub przedawnioną dokumentację z siedziby Twojej firmy (na specjalne życzenie możesz również dostarczyć ją samodzielnie), a następnie przetransportują do niszczarni, gdzie zostanie zutylizowana przy pomocy niszczarek przemysłowych. Większość firm nie wymaga żadnego przygotowania odbieranej dokumentacji i pakuje do kontenerów teczki, segregatory, skoroszyty, pudła z dokumentami czy luźne kartki – Ty tylko musisz wskazać, które dokumenty mają zostać zniszczone, a resztę pracy wykonają pracownicy wynajętej firmy.
Niszczenie nośników danych
W dobie cyfryzacji dokumentacja jest zapisywana coraz częściej na optycznych, magnetycznych lub elektronicznych nośnikach danych (mogą to być wszelkiego rodzaju płyty CD/DVD, dyski twarde, przenośne dyski lub pamięci USB). Tego typu obiekty ciężko zniszczyć samemu, bez pomocy profesjonalisty – biurowe niszczarki nie są w stanie sobie z nimi poradzić. Wychodząc naprzeciw otaczającej nas rzeczywistości, firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów w swojej ofercie posiadają także usługę niszczenia nośników danych. Proces odbioru i zniszczenia takiej dokumentacji odbywa się dokładnie w ten sam sposób, co w przypadku klasycznej dokumentacji papierowej. W profesjonalnych niszczarkach dyski czy pamięci podręczne zostają pocięte i sprasowane na małe kawałeczki uniemożliwiające odtworzenie zawartych na nich treści.
Masowe niszczenie dokumentacji
Niejednokrotnie ilość dokumentów mających zostać zniszczonych przerasta możliwości przedsiębiorców. Dzieje się tak najczęściej podczas porządków w archiwum, zmiany siedziby firmy lub jej likwidacji, czyli zawsze wtedy, kiedy okazuje się, że zarówno niszczarki biurowe, jak i zaplecze pracownicze nie są w stanie poradzić sobie z taką ilością papierów. Firmy profesjonalnie niszczące dokumenty wykonują duże zlecenia polegające na oczyszczaniu archiwów zakładowych i procesie masowego niszczenia dokumentacji. W tym przypadku Twoje zadanie również kończy się na wskazaniu, które pomieszczenia mają zostać oczyszczone, a fachowcy w sprawny sposób zajmują się resztą.
Mobilne niszczenie dokumentacji
Niektóre firmy z branży oferują usługę mobilnego niszczenia dokumentów, polegającą na tym, że dokumentacja niszczona jest przez pracowników firmy outsourcingowej przy użyciu ich własnego sprzętu, tyle że w siedzibie firmy zlecającej niszczenie. W ten sposób klient ma całkowitą kontrolę nad jakością procesu niszczenia, a dokumenty nie opuszczają siedziby przedsiębiorstwa. Niszczenie odbywa się w wyznaczonym miejscu i czasie przez wykwalifikowany personel posiadający nie tylko doświadczenie, ale i niezbędne narzędzia do przeprowadzenia mobilnego niszczenia. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz w łatwy sposób pozbyć się tajnych dokumentów, które nie powinny opuszczać siedziby Twojego biura.
Bezpieczne szafki na dokumenty
Jeśli w Twojej firmie powstają niezliczone ilości dokumentacji bieżącej, najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie będą bezpieczne szafki na dokumenty. Wystarczy, że ustawisz je w strategicznych miejscach biura, a pracownicy zamiast poświęcać czas na niszczenie papierów, będą wyrzucać niepotrzebne dokumenty do szafek zamiast do kosza na śmieci. Bezpieczne pojemniki są skonstruowane w taki sposób, że dokumenty raz do nich wrzucone nie mogą zostać wyjęte (chyba że przerwie się plombę i użyje klucza, który zwyczajowo posiada wyznaczona osoba). Szafki, w których gromadzi się niepotrzebne akta, będą opróżniane przez pracowników firmy niszczącej dokumentację według grafiku lub na wyraźną prośbę, a po załadowaniu dokumenty zostaną przetransportowane do niszczarni i zutylizowane zgodnie z normami bezpieczeństwa.