OG24.pl

Utylizacja dokumentów a wymogi prawne

Duża ilość dokumentacji w firmie, zawierająca wszelkiego rodzaju dane osobowe i inne poufne, wrażliwe informacje kładzie na nas obowiązek rozsądnego ich gromadzenia oraz bezpiecznego niszczenia. Niedopatrzenie na jakimkolwiek etapie przetwarzania danych oraz magazynowania dokumentacji może skutkować niepożądanym ich wyciekiem. To z kolei będzie wiązać się z bardzo nieprzyjemnymi konsekwencjami dla firmy, takimi jak spadek zaufania klientów, szkody wizerunkowe oraz – przede wszystkim – konsekwencje prawne oraz kary finansowe.

Jak się przed nimi uchronić? O czym powinniśmy w szczególności pamiętać niszcząc dokumenty, lub przekazując je do niszczenia profesjonalnym firmom zajmującym się utylizacją dokumentów i nośników cyfrowych?

Norma DIN 66399

Akty prawne wyrażają się jasno na temat utylizacji dokumentów. Mają one być niszczone w taki sposób, który skutecznie uniemożliwia ponowny dostęp do ich treści. Jak jednak rozumieć to zdanie i skutecznie wdrożyć w życie zalecenia polskiego prawa? W naszym kraju za normę regulującą wymagane standardy dokumentacji przeznaczonej do niszczenia uznano normę DIN 66399. Norma ta wskazuje jasno, jakie warunki muszą być spełnione do legalnego i bezpiecznego niszczenia dokumentów oraz nośników danych.

Norma DIN 66399 reguluje wszystkie obowiązki i wymogi dotyczące bezpiecznej utylizacji dokumentów i nośników cyfrowych. Producenci urządzeń niszczących oraz pracownicy przedsiębiorstw zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentów muszą się do niej stosować. Norma DIN 66399 wyszczególnia siedem różnych poziomów bezpieczeństwa oraz trzy klasy ochrony – dobranie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa oraz klasy ochrony zależy od stopnia poufności informacji zawartych w dokumentach przeznaczonych do utylizacji.

Klasy ochrony prezentują się następująco:

  •         1. Klasa ochrony – dokumenty, które są udostępniane większym grupom osób; standardowa ochrona informacji
  •         2. Klasa ochrony – dane poufne wymagają większej ochrony. Dokumenty są dostępne węższym grupom osób
  •         3. Klasa ochrony – poufne oraz tajne dane wymagające bardzo dużej ochrony. Ujawnienie tych danych mogłoby przynieść poważne prawne konsekwencje dla firmy

 

Rodzaje nośników informacji wyszczególnione przez normę DIN 66399 to:

  •         P – papierowa dokumentacja
  •         H – twarde dyski, magnetyczne nośniki danych
  •         E – elektroniczne, cyfrowe nośniki danych (m.in. karty pamięci i dyski SSD)
  •         F – dokumenty w pomniejszonym rozmiarze, takie jak slajdy, mikrofilmy, klisze
  •         O – optyczne nośniki, czyli płyty CD i DVD
  •         T – magnetyczne nośniki danych takie jak kasety oraz dyskietki

Co ważne – wprowadzona i przestrzegana w Polsce norma bezpieczeństwa DIN 66399 za skuteczną i bezpieczną metodę utylizacji dokumentów uznaje jedynie metodę mechanicznego niszczenia.

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO)

Poza normą DIN 66399 istnieje jeszcze – wprowadzone w maju 2018 roku – rozporządzenie o ochronie danych osobowych, potocznie zwane RODO. Dotyczy ono wszystkich przedsiębiorców, których działalność opiera się choć w najmniejszym stopniu na przetwarzaniu danych osobowych. Przypomnijmy, że poprzez wspomniane wielokrotnie w rozporządzeniu przetwarzanie danych osobowych uznaje się utrwalanie, zbieranie, organizowanie, adaptowanie, modyfikowanie, porządkowanie danych… i wiele innych czynności z nimi związanych, w tym także ich usuwanie lub niszczenie.  Mimo to – rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie określa w jasny sposób, jak niszczyć dane, aby zachować ich szczególną ochronę. Właśnie dlatego warto tych informacji zasięgnąć z obszernie tłumaczącej każdy aspekt bezpiecznego niszczenia dokumentów normy DIN 66399.

Podsumowując

Niszczenie dokumentów oraz nośników cyfrowych zawierających dane tajne, poufne oraz te szczególnie chronione przez prawo to niezwykle istotny proces, który warto jest zostawić specjalistom. Profesjonalne firmy, które zawodowo zajmują się niszczeniem dokumentów znają wszystkie niezbędne procedury potrzebne do zachowania najwyższych norm bezpieczeństwa. 

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów

Pwiązane Artykuły

Jakie usługi świadczą firmy niszczące dokumenty?

Szklane ścianki działowe – rozwiązanie nie tylko dla biur

Jak szybko sprzedać mieszkanie?

Leave a Comment